Proč je agenda meetingu svatý grál produktivity?
Průměrný manažer stráví na poradách 23 hodin týdně. Bez jasně definované agendy se ale většina těchto schůzek zvrhne v neproduktivní diskusi, kde se řeší věci, které měly být v e-mailu. Kvalitní agenda dává účastníkům možnost se připravit a moderátorovi dává do ruky nástroj, jak meeting ukončit včas.
Co nesmí v agendě chybět?
- Časové sloty: Každé téma musí mít svůj limit. Jinak první bod sežere 45 minut z hodinové porady.
- Vlastník bodu: Kdo dané téma uvádí a zodpovídá za jeho výsledek?
- Požadovaný výsledek: Chceme o tom jen informovat, nebo musíme na konci meetingu udělat rozhodnutí?
Zlaté pravidlo efektivních porad
Pokud nemáte agendu hotovou alespoň 24 hodin před meetingem, meeting zrušte nebo přesuňte. Respektujte čas kolegů tím, že jim řeknete, proč tam mají sedět a co je cílem jejich přítomnosti.