Umění psát Follow-up zprávy (Urgence)
V moderním pracovním prostředí čelíme všichni přetížení informačních kanálů. Pokud vám někdo neodpoví na e-mail, většinou to není ze zlé vůle – zpráva prostě zapadla, nebo dotyčný čeká na podklady od někoho dalšího. Proto je zcela normální a profesionální se občas připomenout.
Tenká hranice mezi proaktivitou a otravováním
Když se připomínáte, vaším cílem je získat odpověď, nikoliv vzbudit v druhém člověku pocit viny. Zlaté pravidlo zní: Nikdy neobviňujte. Vyhněte se frázím jako "Neodpověděl jsi mi" nebo "Čekám na tebe už týden".
- Dejte jim únikovou cestu: "Vím, že teď máte plno práce, ale..."
- Posuňte to navrch schránky: "Jen posouvám tento e-mail nahoru, aby nezapadl."
- Zdůrazněte dopad: "Abychom stihli páteční termín, potřebuji vaše vyjádření do zítra."
Jak často se připomínat?
Obecné pravidlo závisí na urgenci úkolu. Běžný rytmus je 2-3-5. Pokud to nehoří, pošlete první připomenutí po 2 pracovních dnech, další za 3 dny a poslední za dalších 5 dní. Pokud se jedná o hořící termín, nebojte se zavolat – telefonát často vyřeší během 30 vteřin to, co tři zablokované e-maily.