Jak napsat správný Out of Office e-mail?
Automatická odpověď v nepřítomnosti (Out of Office / OOO) je vaší vizitkou v době, kdy si užíváte dovolenou nebo se kurýrujete z nemoci. Dobře napsaný e-mail šetří čas vám i odesílateli a zabraňuje nedorozuměním a frustraci z čekání na odpověď.
3 věci, které nesmí chybět
- Přesné datum návratu: Nepište "jsem na dovolené". Napište "Do kanceláře se vracím v pondělí 15. srpna". Odesílatel přesně ví, dokdy má čekat.
- Kontakt na zástup: Vždy uveďte kolegu nebo obecný e-mail (např. info@firma.cz), na který se lidé mohou obrátit, pokud jejich požadavek nesnese odkladu. Ideálně připojte e-mail i telefon.
- Jasný předmět: Začněte předmět slovy "Mimo kancelář" nebo "Out of Office". Zabráníte tak tomu, aby někdo vaši automatickou zprávu přehlédl.
Pozor na vtipné odpovědi
Odlehčené a vtipné automatické odpovědi (např. "Jsem na pláži a e-maily mažu") jsou v moderních startupech a IT firmách velmi oblíbené. Vždy ale zvažte vaši cílovou skupinu. Pokud běžně komunikujete s korporátními klienty, bankami nebo státní správou, držte se raději formálního a profesionálního tónu.